Muốn phát triển bền vững thì nâng cao năng suất, cải tiến chất lượng sản phẩm để phù hợp nhu cầu thị trường, thị hiếu của người tiêu dùng là một trong những yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp. Việc áp dụng các công cụ cải tiến được xem là giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp cải tiến quy trình sản xuất, loại bỏ khuyết điểm, giảm lãng phí nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng, nâng cao vị thế và uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. Trong đó không thể không kể đến công cụ cải tiến 5S.
Khái niệm 5S bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu những năm 1980. Theo định nghĩa 5S là Seiri (Sàng lọc những thứ không cần thiết tại nơi làm việc và bỏ đi), Seiton (Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp để dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy), Seiso (Sạch sẽ vệ sinh thiết bị, dụng cụ và nơi làm việc), Seiketsu (Săn sóc nơi làm việc bằng cách luôn thực hiện 3S trên) và Shitsuke (Sẵn sàng giáo dục rèn luyện để mọi người thực hiện 4S trên một cách tự giác).
Nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đã thành công áp dụng 5S, biến 5S không chỉ đơn thuần là một công cụ mà trở thành văn hóa cải tiến của công ty. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn có những doanh nghiệp áp dụng 5S chưa thành công, một trong những lỗi điển hình là quá vội vàng triển khai, dẫn tới không có kết quả mà còn tốn nhiều chi phí.
Chuyên gia năng suất Man Thiện Ninh nhận định, ngay cả những công ty ở Nhật Bản cũng không phải tất cả đều áp dụng và duy trì thành công 5S. Có điều cách mà người Nhật áp dụng 5S ở công ty của họ dựa trên nền tảng con người đã có sẵn nhận thức về 5S.
Họ được giáo dục từ trong trường học và cuộc sống hàng ngày, từ trong cách mặc quần áo, dáng đi, tư thế ngồi đến cách chào hỏi, sử dụng nước trong nhà vệ sinh... Họ không mất nhiều thời gian để đào tạo 5S cho nhân viên mà cũng có thể áp dụng ngay quy định công ty đang có. 5S được áp dụng cho những công việc nhỏ nhặt từ từng cây bút, từng tờ giấy, chổi lau nhà... đến sắp xếp kế hoạch công việc, lịch trình đón khách... từ nhận thức đến việc cải thiện những việc nhỏ hàng ngày giảm thiểu rủi ro, lãng phí, từ đó tạo ra hiệu quả lớn.
Ngược lại, ở Việt Nam nền tảng kiến thức về 5S vẫn hạn chế, nhận thức của nhân viên đang trong giai đoạn sơ khai, nhưng khi áp dụng lại muốn nhanh chóng có kết quả, áp đặt mục tiêu lớn, thay đổi đột ngột... tạo ra sự chuyển biến môi trường làm việc nhưng lại thiếu đi tính bền vững. Để hình thành thói quen cải tiến và thực hiện 5S mang tính tự giác không phải ngày một ngày hai hoặc trong thời gian ngắn có thể mang lại hiệu quả.
Do đó, phương pháp tiếp cận khuyến nghị đối với doanh nghiệp muốn áp dụng 5S là cần xác định năng lực, nguồn lực hiện tại của mình, vạch ra mục tiêu, mức độ mong muốn đạt được của doanh nghiệp dài hạn theo từng cấp độ nhất định. Tương ứng với từng cấp độ, mục tiêu đó hoạch định ra những công việc phải làm, phương pháp nào thực hiện, phân công nhiệm vụ rõ ràng theo từng khu vực nhỏ, theo từng phòng ban và phương pháp dùng để kiểm tra đánh giá mức độ đạt được.
